ミスを防止するのは仕組み作りが大切

人は誰しもミスをしてしまう

重要なのはミスをしたことを責めるのではなく、なぜミスをしたのか？

そのミスをした背景には何が隠れているのか？

潜在的な要因を洗い出すことが再発防止策の１つ目

その要因が分かったら、どうすれば再発防止できるかの仕組みを考える

部下がミスをした際、上司は動揺せず「大丈夫だよ」ということを声を掛ける

「次は気を付けて」と言っても、そもそも気を付けた上でのミスである場合が多くただの定例文であり意味をなさない

同じミスをしないように徹底的に仕組みを作ることが重要で、かつその仕組みが本当に機能するのかを検証する必要がある

【ケーススタディ】

部下が経費精算で二重精算をしてしまった。部下は意図的ではなく、誤って同じものを２回精算してしまっており経理から連絡がきた、というケース

・部下が 二重精算 をしてしまい、経理から指摘 を受けている

・部下が 正確に経費精算 を行い、指摘を受けることがない

・「二重精算が発生してしまう状況がある」

・意図的でなくても、ミスが続けば懲戒処分の可能性がある
・懲戒処分を受けると、昇格・昇給停止や減給となる
・その結果、仕事のモチベーション低下につながる
・さらに、他の業務パフォーマンスにも悪影響を及ぼす

✅ なぜ二重精算をしたのか？
　→ 締切ギリギリで精算していたから

✅ なぜギリギリになるのか？
　→ 通常業務を優先し、経費精算を後回しにするマインドがあるから

✅ なぜ後回しにするのか？
　→ 経費精算を「重要だけど緊急性が低いもの」と認識しているから

🔹 「経費精算の優先順位を上げ、余裕をもって申請する習慣を作る」
🔹 「部下が懲戒リスクを正しく理解し、自発的にミスを防ぐ意識を持つ」

✅ システム的な対策 ・Outlookのスケジュールに経費精算の時間を組み込む
・毎日少しずつ、その日の経費を精算する習慣をつける

✅ マインドセットの改善 ・部下に「二重精算が続くと懲戒リスクがある」と伝える
・ペナルティによるキャリア・給与への影響を理解させる

✅ 管理体制の強化 ・上長への進捗報告を入れ、習慣化をサポートする
・経費精算のダブルチェック体制を導入する（上司が最終チェック）

このようにただ「次からは気をつけなはれや！」と言ってもまた再発するので、できる限りリスクを軽減できる仕組みづくりが大切です。